Critérios e métodos da administração na tomada de decisão no processo de reestruturação das serventias extrajudiciais sob a ótica do planejamento estratégico: análise da orientação n. 7, de novembro de 2018, do Conselho Nacional de Justiça

Abstract

A falta de planejamento prévio na distribuição dos cartórios extrajudiciais nos municípios brasileiros é uma realidade que demanda mudanças urgentes para viabilizar a melhor prestação dos serviços notariais e registrais. As serventias extrajudiciais denominadas cartórios ou ofícios estão espalhadas por diversas regiões brasileiras e são criadas sem planejamento estratégico ou estudo de viabilidade para sua instalação. Essa prática que ocorre até os dias atuais prejudica o desenvolvimento da atividade notarial e registral, pois exige a união de esforços nas principais esferas – como legislativa e executiva – para que seja possível avançar na mudança visando à melhoria na qualidade da prestação desse serviço público. O presente trabalho busca realizar uma análise de indicadores à luz da administração pública em relação ao tema da reestruturação das serventias extrajudiciais tratada na Orientação n. 7, de 7 de novembro de 2018, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Busca-se apresentar a importância das ferramentas do planejamento estratégico para a organização e distribuição das serventias extrajudiciais. Inicia-se com a delimitação do problema e parte-se para o diagnóstico do cenário atual e definição dos objetivos a serem apurados. Em primeiro lugar é feito breve estudo histórico da atividade notarial e registral considerando sua natureza jurídica peculiar e sua inserção na administração pública. Em seguida aliam-se técnicas de planejamento e métodos da administração com a reestruturação das serventias extrajudiciais, visando apresentar os indicadores e alguns casos de iniciativas de reestruturação. Por fim, faz-se uma análise e discussão sobre os critérios ponderados viabilizadores de uma reestruturação. No último capítulo discorre-se sobre a reserva de lei para desmembramento, desdobramento, anexação, criação e extinção de cartórios extrajudiciais, indicadores de capacidade governativa, de custos, de qualidade, de tempo, de clientes, de viabilidade e tecnologia. Encerra-se o trabalho com a conclusão após análise dos resultados obtidos.

The lack of prior planning in the distribution of extrajudicial registries in Brazilian municipalities is a reality that demands urgent changes to enable the best provision of notary and registration services. The extrajudicial services denominated notary offices or offices are spread over several Brazilian regions and are created without strategic planning or feasibility studies for their installation. This practice, which continues to this day, hinders the development of notary and registration activities, as it requires the combine efforts in the main spheres – as legislative and executive – so that it is possible to advance the change aiming at the improvement in the quality of the provision of this public service. The present work seeks to carry out an analysis of indicators in the light of the public administration in relation to the theme of extrajudicial restructuring services treated in the Guideline no. 7, of November 7, 2018, of the National Council of Justice (CNJ). It attempts to present the importance of strategic planning tools for the organization, and distribution of extrajudicial services. It begins with the delimitation of the problem and follows with the diagnosis of the current scenario and definition of the objectives to be determined. In the first place, a brief historical study is made in the notary and registration activity, considering its peculiar legal nature and its insertion in the public administration. Then, planning techniques and management methods are combined with the restructuring of extrajudicial services, aiming to present the indicators and some cases of restructuring initiatives. Finally, there is an analysis and discussion on the weighted criteria that make viable a restructuring. The last chapter discusses the reserve’s law for dismemberment, deployment, annexation, creation and extinction of extrajudicial notary offices registries, indicators of governments capacity, costs, quality, time, customers, viability and technology. The work ended with the conclusion after analyzing the results obtained.